Kaupunginkanslian, pormestarin ja apulaispormestareiden toimialoille antama ohjaus

Kuvituskuva

Arvioinnin tavoite

Arvioinnin pääkysymyksenä oli, ovatko kaupunginkanslian, pormestarin ja apulaispormestareiden toimialoille antama ohjaus ja kaupungin toimintamalli kehittyneet johtamisjärjestelmä- ja organisaatiouudistuksen ja kaupunkistrategian tavoitteiden mukaisesti. Arvioinnissa oli useita osakysymyksiä liittyen esimerkiksi kaupunkikokonaisuuden ohjattavuuteen ja päätöksenteon nopeutumiseen. Lisäksi selvitettiin, onko virkamiesjohdon, pormestarin, apulaispormestareiden ja kaupunginkanslian välinen työnjako selkeä.

Johtopäätökset

Toimialojen ohjaus ja kaupungin toimintamalli ovat osittain kehittyneet johtamisjärjestelmä- ja organisaatiouudistuksen tavoitteiden mukaisesti. Parhaiten on toteutunut tavoite kaupunkikokonaisuuden paremmasta ohjattavuudesta. Erityisesti kaupungin johtoryhmätyöskentelyn koetaan parantaneen ohjausta. Toimialojen näkökulmasta ohjauksesta on tullut hajanaisempaa, kun ohjausta tulee pormestarilta ja apulaispormestarilta, heidän avustajiltaan sekä erilaisilta ohjausryhmiltä. Varsinkin apulaispormestarin roolin koetaan olevan epäselvä. Läpinäkyvä viestintä toimialan henkilöstölle apulaispormestarin ja toimialajohdon työnjaosta selkeyttäisi asiaa.

Hallintosäännössä kansliapäällikölle määritelty vahva rooli vaatii hyvin paljon, kun yhden henkilön työpäivät täyttyisivät jo pelkästään kaupunginkanslian johtamisesta. Vaikuttaa siltä, että kansliapäällikön tehtävät hallintosäännössä on kirjoitettu vahvalle johtajalle, mutta käytännössä kansliapäällikön roolista ei ole muodostunut vastavoimaa pormestarille.

Toimialojen näkökulmasta kaupunginkanslian osastot ovat siiloutuneita. Ongelmaksi koetaan myös se, että kaupunginkanslia laatii linjauksia toteutettavaksi toimialoille, mutta ei riittävästi ota toimialoja mukaan yhteiseen valmisteluun. Lisäksi toimialoilla koetaan, ettei kaupunginkansliassa riittävästi ymmärretä toimialojen arkea.

Lautakunta toteaa, että:

apulaispormestareiden ja toimialajohtajien tulee

• selventää toimialansa henkilöstölle apulaispormestarin ja toimialajohdon välinen työnjako.

kaupunginhallituksen tulee

• arvioida kansliapäällikölle hallintosäännössä määriteltyjen tehtävien tarkoituksenmukaisuus.

kaupunginkanslian tulee

• parantaa osastojensa välistä koordinaatiota.

• osallistaa toimialat kaupunkiyhteisten linjausten valmisteluun riittävän aikaisessa vaiheessa.

• parantaa kaupunginkanslian ja toimialojen välistä vuoropuhelua osallistumalla ja tutustumalla enemmän toimialojen toimintaan.

Oliko tämän artikkelin sisältö sinulle hyödyllinen?

Kommentit

Tuomo Valokainen (ei varmistettu)

Ke, 22.04.2020 - 12:48

Apulaispormestari. Tämä käsite on monille kansalaisille täysin etäinen ja outo käsite, joka ei tue kaupunkilaisten jokapäiväisiä tarpeita. Pitkään on ollut Pormestari ja Apulaispormestari, joihin ei kuitenkaa saa yhteyttä mitenkään. Miksi tällaiset virat on -ei tiedetä.

minna.tiili

Ke, 22.04.2020 - 16:23

In reply to by Tuomo Valokainen (ei varmistettu)

Kaupungin strategiaohjelmassa 2013–2016 oli tavoitteena uudistaa kaupungin  johtamisjärjestelmä siten että uudistuksen tavoitteena on kunnallisvaalituloksen heijastuminen kaupungin johtoon, demokraattisen päätöksenteon ja sen vaikuttavuuden parantaminen ja kaupunginvaltuuston ja -hallituksen roolin vahvistaminen kaupungin johtamisessa. Uudistusta valmistellut kaupunginhallituksen johtamisen jaosto päätyi esittämään pormestarimallia. Kaupunginvaltuusto päätti uudesta johtamisjärjestelmästä 16.3.2016 mm. seuraavasti:

- Erotetaan virkamiesvalmistelu ja poliittinen päätöksenteko selkeästi toisistaan ottamalla käyttöön pormestarimalli.
- Valtuusto valitsee pormestarit ja apulaispormestarit vaalikaudeksi kerrallaan.
- Pormestari toimii kaupunginhallituksen puheenjohtajana ja apulaispormestarit toimialalautakuntien puheenjohtajina sekä kaupunginhallituksen jäseninä.
- Pormestari ja apulaispormestarit ovat päätoimisia luottamushenkilöitä.
 

Helsingin kaupungin hallintosäännön mukaan apulaispormestarin toimivalta on seuraava: Ellei toimivallasta ole muutoin määrätty, apulaispormestari

1 seuraa toimialan ja siihen kuuluvan liikelaitoksen toimintaa
2 valvoo kaupunkistrategian ja talousarvion toteutumista toimialalla
3 huolehtii omalta osaltaan toimialan asioiden viestinnästä
4 vastaa toimialallaan kuntalaisten osallisuuden ja vuorovaikutuksen toteutumisesta
5 vastaa toimialallaan kaupungin kansainvälisestä, kansallisesta ja seudullisesta edunvalvonnasta ja edustamisesta
6 antaa toimialallaan toimiohjeita kaupunkia eri yhteisöissä ja säätiöissä edustavalle kaupungin kannan ottamiseksi käsiteltäviin asioihin silloin kun kyseessä ei ole taloudellisesti merkittävä tai periaatteellisesti laajakantoinen asia
7 vastaa toimialallaan osaltaan kaupungin edun valvomisesta niissä yhteisöissä ja säätiöissä, joissa kaupungilla on määräysvaltaa.

Arviointikertomuksessa todetaan: ”Erään apulaispormestarin sanoin ”Apulaispormestarit ovat kaupungin kasvot, joille on luontevaa antaa palautetta palveluista.” Apulaispormestareiden rooli onkin merkittävä erityisesti kaupunkilaisten osallisuuden toteuttamisessa.” Tätä on kuvattu tarkemmin arvioinnin taustamuistiossa sivulla 25 seuraavasti: ”Asukkaille kaupungin toiminta näyttäytyy helposti kasvottomana ja saattaa olla, että apulaispormestari on ainoa henkilö, johon on helppo ottaa yhteyttä. Apulaispormestari saakin sen vuoksi paljon asukas- ja asiakaspalautetta. Yksi apulaispormestareista kertoi, että hän käyttää merkittävästi aikaa palautteiden käsittelyyn ja suodattaa palautteista osan toimialalle eteenpäin. Osaan asiakaspalautteesta apulaispormestari pystyy vastaamaan suoraan, osa vaatii ensin asian selvittämistä toimialalta.”

Tietoa Helsingin pormestareista yhteystietoineen: https://www.hel.fi/helsinki/fi/kaupunki-ja-hallinto/hallinto/organisaatio/pormestarit

Lisää uusi kommentti

Rajattu HTML

  • Sallitut HTML-tagit: <a href hreflang> <em> <strong> <cite> <blockquote cite> <code> <ul type> <ol start type> <li> <dl> <dt> <dd> <h2 id> <h3 id> <h4 id> <h5 id> <h6 id>
  • Rivit ja kappaleet päätetään automaattisesti.
  • Verkko- ja sähköpostiosoitteet muutetaan automaattisesti linkeiksi.

Arviointikertomuksessa:

Tiedostolataukset